理念​

前項の例は、単純なコピーをとる作業ですが侮ってはいけません。業務の全容を考えて、どのようにすれば自分が組織に貢献できるかを探り、作業に落とし込んでいます。仕事とは、そのようなことを行っていくことです。

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この場合はそれほど時間のかかる業務ではありませんが、どんなに大きいプロジェクトであったとしても仕事の流れは同じです。まず、業務全体の目的と内容を把握し、どのようにすると組織に貢献できるかを考え、そのプランを実行する。実行した後に実行した内容を振り返り、問題点や改善点を挙げて改善する。次にその仕事を行うときには、その改善を元にスパイラルアップ(仕事の精度や完成度の向上)して同じように仕事を行う。この循環を繰り返していきます。ここで大切な点は「仕事の目的が、最終的には顧客に利益を与えることだと考えること」「仕事の循環をスパイラルアップさせること」の２点です。この中で「仕事の循環をスパイラルアップさせる」考え方を論理的にまとめたものを「ＰＤＣＡサイクル」と言います。

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これは、事業活動における生産管理や品質管理などの管理業務を円滑に進める手法の一つとして統計学者のウォルター・Ａ・シューハート（Ｗａｌｔｅｒ・Ａ・Ｓｈｅｗｈａｒｔ）やＷ・エドワーズ・デミング（Ｗ・Ｅｄｗａｒｄｓ・Ｄｅｍｉｎｇ）が提唱したものです。その後、生産管理や品質管理にとどまらず、広くビジネスシーンで業務の進め方として使われています。具体的にＰｌａｎ（計画）→Ｄｏ（実行）→Ｃｈｅｃｋ（評価）→Ａｃｔ（改善）の段階で業務を考えそれをスパイラルアップさせながら繰り返すことによって、業務を継続的に改善していくものです。

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Ｐｌａｎ(計画)     …目標に対し仮説を立て計画を作る

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Ｄｏ(実行)      …計画に沿って業務を行う

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Ｃｈｅｃｋ(評価)…業務の実施が計画に沿っているか確認する

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Ａｃｔ(改善)     …実施が計画に沿っていない部分や目的に沿っていない部分を調べ処置する

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この「Ｐｌａｎ」「Ｄｏ」「Ｃｈｅｃｋ」「Ａｃｔ」をどのように行っていくか、先程のコピーをとる仕事を例に考えてみましょう。

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コピーを取ることを作業と考え、言われたことだけをやるのであれば「Ｐｌａｎ」も「Ｃｈｅｃｋ」も「Ａｃｔ」も必要ないと思います。指示されたことを指示された通りにやれば良いわけですから、自分が先輩から聞いたとおりに一部コピーして(Ｄｏをして)先輩に渡せば済むことです。もし、先輩が「なんで課長分をコピーしないのか」と言ったとしても、それはきちんと説明しない先輩が悪いのですから知ったことではありません。(イラショナル・ビリーフですが…)

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でも、コピーをとることを仕事と考えるとそれは違います。業務全体を考えて推理します。この場合であれば、まず「月例の報告書」なので課長と部長がそれぞれチェックをして先輩と課長がファイルをすることで後々、検証や反省・改善に使う書類だと考え、コピーは先輩と課長分の２部必要だと考えます。これが仮説となり、ここまでが「Ｐｌａｎ」の段階になります。さらに、先輩に使い方と部数を確認し、コピーを実行します。後の仕事も考えてクリップ止めや付箋にコピーの用途を書き先輩に渡します。ここまでが「Ｄｏ」の段階で仕事全体の中で自分が出来ることをすべて行っていきます。その後も、書類の進み方を確認しながら、計画したが、できなかった部分や、目的と沿っていなかった部分をあぶり出し、改善できる部分は改善していきます。「Ｃｈｅｃｋ」「Ａｃｔ」がこの段階になります。次に同じような仕事が回ってきたときに前回できなかった部分を改善しさらに前回＋αのプランを立てればば、周りからの信頼度はアップしていきます。

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仕事で貢献するということは、他者に対して利益をもたらす行為を行うことと同義だと話しましたが、人には他者の考えや気持ちが分からないので、仮説を立てて検証して繰り返すしかありません。つまり、仕事で貢献するためには

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• 仕事全体を把握する

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• その仕事での自分の役割を把握し、貢献するため自分がやるべきことの仮説を立てる(Ｐｌａｎ)

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• 仮説を実行する(Ｄｏ)

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• 仕事内容とその効果を見直し検証する(Ｃｈｅｃｋ・Ａｃｔ)

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を繰り返していくしかないのです。先程、例に挙げたのはコピーをとることですが、このような日常の作業でＰＤＣＡサイクルをしっかりと繰り返していると、組織からは「仕事が出来る人間」という評価を得ることが出来ます。その評価で皆さんが少しずつ高度な仕事を任されるようになるのです。